Bestyrelsesmøde den 14.12.2022

Tilstedeværende: Yasmin S. Diabang, Josephine Jedig, Paw Rømer, Suzi Trebbien, Jakob Borup, Johnny Hoffmeyer og Søren Terp.
Fraværende: Josefine Lund, Thomas F. Thomsen, Micky Vestbo Nielsen 

1) Godkendelse af dagsorden og referat fra sidste møde

Ref.: Dagsordenen blev godkendt og formanden gav en kort overflyvning af referatet fra sidste møde. Det blev desuden vist, hvorhenne man kan finde referater fra bestyrelsesmøderne på hjemmesiden. Endvidere blev det aftalt, som en opfølgning fra sidste møde, at der skal laves et ringbind til hvert bestyrelsesmedlem. Formanden tager teten på den opgave i det nye år.

2) Meddelelser fra formand og medlemmer

Ref.: Flere af bestyrelsesmedlemmerne udtrykte en undring omkring de notifikationer der kommer fra foreningsappen. Der er lidt tekniske udfordringer, formanden arrangerer et teamsmøde med udvikleren i det nye år med henblik på en gennemgang af appen, samt eventuelle justeringer. 

Ref.:  Formanden viste udkast til Tidslinje for 1. og 2. kvartal, sammen med en præsentation, herunder:

• At målet i 1. kvartal er at få udbygget konceptet med færdige måltider, samtidig med indkøring af medlemskortsystem, således at interessemedlemmer (kollegier, restauranter, væresteder, ect.) ved brug af app (billetsystem) kan validere om medlemskaber i Kaalund Foreningen er aktive. 
  Samtidig vil medlemskortet, på sigt, være en garant for betaling, eks. ved bevillinger om massage, samtaler terapeut, kontingent foreninger, ect. 
  Formanden viste eksempel på et medlemskort, som er testproduceret til formålet. Sideløbende med udbygning af færdige måltider og implementering af medlemskort, vil igangværende aktiviteter blive vedligeholdt, eks. ugentlige dage med fredagsbar (non alcoholic), Skaberzonen, fitness, poteven, lav selv smykker, kreativt køkken, mv. Herudover afholdes der de planlagte arrangementer som fastelavn, skitur til sælen uge 7, samt den årlige generalforsamling. 
  
  
• At målet i 2. kvartal er at opstarte aktivitets, - studie og netværksgrupper. Sideløbende vil der blive vedligeholdt igangværende aktiviteter, samt afholdt arrangementer som påskefrokost, varme hveder og pinsefrokost. 

3) Tilskudsmidler

Ref.: Formanden fortalte at der siden opstart er forsøgt ansøgt om fondsmidler til at understøtte foreningens aktiviteter. Aktuelt er der ikke give tilsagn om støtte, men der afventes svar fortsat og nye ansøgninger sendes afsted inden årets endelige afslutning.

4) Opfølgning på opgaver og styringsgrupper
4A) Match af aktivitetstyper, ansvar bestyrelsesmedlemmer

Ref.: Generel dialog imellem bestyrelsen ift. hvilke områder de enkelte bestyrelsesmedlemmer, ønsker at deltage ved opbygning af i det nye år. Formanden havde dagene op til bestyrelsesmødet mødtes med de 3 menige medlemmer af bestyrelsen, enkeltvis til en refleksion på emnet. 

Bestyrelsesmedlemmerne ytrede hver især deres interessse for at indgå i samarbejdet om at opbygge områderne: Psykisk velvære, motion og udeliv, ture og rejser samt arrangementer ved højtider og traditioner. Formanden fortalte understøttende hertil, at der i uge 2, januar 2023, var arrangeret møder med henholdsvis formanden for bedre psykiatri, daglig leder Headspace,  foreninegen Ung-til-Ung og Recovery Bulls. Han fortalte endvidere, at der i går havde været møde på Kalundborg Ungdomsskole, med henblik på samarbejde omkring medlemmerne i aldersgruppen 16-18 år, og at det havde et super spændende besøg.  

5) Henvendelser fra medlemmer

Ref.: Der er ikke registreret nogle henvendelser fra medlemmer siden sidste møde. Kort snak hvorvidt man i det nye år, kan styrke kontakten til medlemmerne, samt få dem i spil på forskellige planer. 

6) Dialog omkring mødestruktur
6A) Generalforsamling i februar 2023

Ref.: Forslag fra bestyrelsen ift. at indstille et forslag til kommende generalforsamling, om at nedsætte antallet af bestyrelsesmedlemmer. Formanden orienterer at følgende medlemmer af bestyrelsen ikke ønsker at stille op til valg til generalforsamlingen og gerne vil stoppe i bestyrelsen: Josefine Lund og Thomas F. Thomsen, samt Micky Vestbo Nielsen da han er ophørt ansættelse hos interessemedlem.  

Det er aftalt, at der holdes et møde en uges tid inden generalforsamlingen i februar. Snak om hvordan vi sikrer det bedste fremmøde, opsummeringen blev følgende emner: Banko Kaalund og Pølsevogn. Der blev dvs. aftalt at der skal oprettes en instagram profil, med hyggelige billeder, videoer, mv.

7) Økonomi
Ref.: Foreningens balance for 2022 blev gennemgået. Bestyrelsesmedlemmerne fik mulighed for at stille spørgsmål. 

7A) Gennemgang af budget 2023
Ref.: Gennemgang af budget 2022 og forløbeligt budget for 2023, med mulighed for spørgsmål fra bestyrelsen. Årsrapporten for 2022 gennemgås på mødet inden generalforsamlingen, og den fremlægges desuden på selve generalforsamlingen.

7B) Kvartalsvis budgetopfølgning

Ref.: Orientering fra formanden om der på de kvartalsvise møder i 2023 laves en budgetgennemgang. Samt at der ved de enkelte aktiviteter vil blive anvendt budgetstyringsskemaer, for vi derved tilsikre, at der er en rød tråd fra afsatte midler til afholdte midler. 

8) Eventuelt og dato næste møde

Ref.: Aftalt at formanden indkalder til næste møde