Bestyrelsesmøde den 22.06.2022

Tilstedeværende: Yasmin S. Diabang, Josephine Jedig, Micky Vestbo Nielsen, Suzi Trebbien, Jakob Borup, Johnny Hoffmeyer og Søren Terp.
Fraværende: Josefine Lund, Paw Rømer, Thomas F. Thomsen          

1) Godkendelse af dagsorden og referat fra generalforsamlingen

Ref.: Dagsorden er godkendt. Og referat fra generalforsamlingen er ligeledes godkendt.

2) Meddelelser fra formand og medlemmer

A) Formanden orienterer om indsatser, samt info om platformen "min.forening.dk", ect., samt hjemmeside

Ref. En snak om notifikationer, og udfordringer i det. Forslag til hvordan notikationer kan laves på siden, narrativet er lige nu at vi i fælles front vejleder medlemmerne til at slukke lyd/ vibration på notifikationer. Johnny foreslår at der holdes infomøde jævnligt, Jakob tager teten og inviterer nye medlemmer til infomøde. Formanden gav intro til hjemmesiden, som blev godkendt af bestyrelsen, og kan lægges online. Formanden sørger for at få lavet søgeoptimering af siden.

B) Driftsbudget og kontering

Ref. Formanden fremviser udkast til et budget og konteringsskema. Der var ikke kommentarer eller forslag til ændringer. Forslaget godkendt af bestyrelsen og kan tages i brug.

C) Forsikringstilbud

Ref. Formanden udleverede tilbud fra Topdanmark hvor der er indhentet tilbud på ansvars- og bestyrelsessikring. Årlig pris på kr. 3700. Tilbuddet er godkendt at bestyrelsen og

D) Plakat – Til unge og frivillige Samala

Ref. Formanden viste en plakat som hænges op på Samala med info til beboere og personale, med henblik på at de kan tilmelde sig. Plakaten er godkendt af bestyrelsen og hænges op

E) Klistermærker og madkoncept – Fremvisning skærm

Ref. Formanden viste de klistermærker og andet materiale som er blevet produceret i forbindelse med opstart af madkonceptet. Materialet er godkendt af bestyrelsen og sættes i produktion.

F) Indstilling til 1) kontingent kr. 30 resten året 2) Ambassadører.

Ref. Formanden indstillede til bestyrelsen at medlemskab resten af året (Kalundborg kollegierne undtaget), betaler 30 kr. om mdr., frem til og med den 31.12.2022, dvs. i foreningens startperiode. Der var enighed i bestyrelsen om at det var en god ide og forslaget blev godkendt. Info rettet på hjemmeside, ect. Desuden forslag fra formanden ift. at få udvalgt ambassadører til foreningen som kan hjælpe interessemedlemmer ved spørgsmål og lignende, samt udbrede kendskabet til foreningens virke i Kalundborg. Forslaget godkendt.

G) Tavshedspligt                

Ref. Snak om tavshedspligt samt at alle forhold som drøftes på bestyrelsesmøderne holdes hemmeligt, og må ikke drøftes med tredjemand. Formanden udsender et dokument ”tavshedspligt og loyallitetspligt” til bestyrelsen til signering snarest efter mødet.

3) Henvendelser fra medlemmer.
Ref. Der er ikke kommet henvendelser fra medlemmer, da foreningen er så ny og medlemmerne skal først se at finde ud af hvad de kan bruge den til i praksis. Forslag fra bestyrelsen ift. hvordan der kan komme forslag fra medlemmerne, eks. en tavle hvor der kan skrives forslag til aktiviteter, ect.,

4) Dialog omkring mødestruktur.
Ref.: Det er aftalt, at der holdes møde en gang om mdr. frem til generalforsamlingen i februar, herfra besluttes den fremadrettet møderække.

5) Dialog omkring kommende aktiviteter
Ref. Emnet er gennemgået og udsættes til næste møde, da der er opbygning i gang.  

6) Økonomi
Ref. Da kassereren er fraværende, præsenteres den aktuelle økonomi af formanden. Pt. kommer der imellem 7000-7500 kr. ind om mdr. i medlemskaber, og der reserveret 15.000-20.000 kr. i opstartsomkostninger. Intet at bemærke fra bestyrelsen ift. de økonomiske nøgletal.

7) Eventuelt og næste møde
Ref. Det er besluttet, at der årligt gives en gave til bestyrelsesmedlemmer for deres enorme arbejdsindsats.